Ob Datenschutz, Compliance, IT-Sicherheit, Hygiene oder Arbeitsschutz, in jedem Unternehmen gibt es Pflichtschulungen.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie Pflichtschulungen online durchführen sollten und was es zu beachten gilt, wenn man Unterweisungen online veranstaltet.
Unterweisungen und andere Schulungen
Eine Klärung vorab: Beim Thema betriebliche Schulungen werden einige Begriffe synonym verwendet und sorgen für Verwirrung. Mal ist von Unterweisungen die Rede, mal von Pflichtschulungen und in wieder anderen Fällen wird schlicht von Schulungen gesprochen. Was ist der Unterschied?
Kurz und knapp: Unterweisungen sind Schulungen, die vom Gesetzgeber verlangt werden. Insofern bedeutet Unterweisung und Pflichtschulung dasselbe. Schulungen, die keine Pflichtschulungen sind, haben optionalen Charakter und dienen häufig der beruflichen Weiterqualifizierung, nicht der Erfüllung gesetzlicher Unterweisungspflichten. Sie können dennoch in einem Unternehmen jeweils verpflichtend sein.
Einige der Pflichtschulungen müssen regelmäßig, z. B. jährlich abgehalten werden. Auf der anderen Seite gibt es Pflichtschulungen, die bei Bedarf zu erfolgen haben. In diese Kategorie fallen Erstunterweisungen und situations- und verhaltensbedingte Unterweisungen.
Warum lohnt es sich, Unterweisungen online durchzuführen?
E-Learning zur Mitarbeiterunterweisung hat viele Vorteile. Dazu gehören
• Örtliche und zeitliche Flexibilität
Durch Online-Kurse sind die Mitarbeiter nicht mehr an bestimmte Schulungsstandorte gebunden. Auch können die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Online-Unterweisungen in ihrem eigenen Tempo bearbeiten – wann sie wollen, bzw. wann es gut in den Berufsalltag passt. Insbesondere in Gesundheitsberufen wie der Krankenpflege bringt die zeitliche Flexibilität einen hohen Mehrwert.
• Kostenersparnisse
Findet eine Unterweisung online statt, entfallen die Reise- und Unterkunftskosten der Trainer und Mitarbeiter. Zudem können die flexiblen Kosten entfallen. Ist die Online-Pflichtschulung einmal erstellt, können beliebig viele Mitarbeitende beliebig oft geschult werden, ohne dass sich die Kosten weiter erhöhen.
• Höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
Durch einen durchdachten Medienmix und unterhaltsames Storytelling sorgt E-Learning für Spaß und Abwechslung.
Worauf ist besonders zu achten?
Bei Pflichtschulungen sind Zertifikate als Nachweis, dass jeder Mitarbeiter tatsächlich geschult wurde, unbedingt nötig. Sollte es tatsächlich zu einem Verstoß kommen oder bei einem Audit, kann Ihr Unternehmen dann beweisen, dass jede Person korrekt geschult wurde. Im Fall eines Datenschutzverstoßes lassen sich beispielsweise die Strafen mildern, wenn ein Unternehmen zeigen kann, dass alle Datenschutz-Pflichtschulungen durchgeführt wurden.
Um sicherzustellen, dass alle Lernenden den Kurs komplett durcharbeiten, sollte es nur dann möglich sein, im Kurs weiter zu gehen, wenn alle vorherigen Aufgaben erledigt wurden. Das Navigationsmenü sollte gesperrt werden, d.h. Kursteilnehmer sollten nicht selbständig zwischen verschiedenen Abschnitten des Kurses wechseln können.
Wenn Sie Trainingspakete zur Pflichtschulung online bei einem Anbieter buchen, sollten Sie darauf achten, dass die E-Learnings den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Wo finde ich Online-Pflichtschulungen?
Falls Sie nun von den Vorteilen, eine Unterweisung online durchzuführen, überzeugt sind, stellen Sie sich wahrscheinlich eine Frage: Wo finde ich die besten E-Learning-Pflichtschulungen? Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten, wenn Sie eine Pflichtschulungen online durchführen wollen.
E-Learning von der Stange
Mittlerweile existieren viele Anbieter, die Online-Kurse zur Schulung von Mitarbeitern in Unternehmen offerieren. Insbesondere zu Compliance-Themen ist das Angebot im Internet breit. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel Haufe Akademie, Lawpilots oder Lecturio.
Vorgefertigte Online-Pflichtschulungen werden meist im Lizenzmodell angeboten. Meist können sich Kunden entscheiden, ob sie das Kursangebot gegen Einmalzahlung oder aber im Abonnement nutzen wollen. Einige Anbieter verkaufen die Zugriffsrechte pro Nutzer und Kurs, wenn ein Unternehmen 100 Persnonen schulen will, muss es also 100 Zugänge kaufen.
Online-Unterweisung selbst erstellen
In den letzten Jahren sind viele leicht zu bedienende Werkzeuge auf den Markt gekommen, mit denen sich Unterweisungen erstellen lassen.
Was Sie zur Erstellung von digitalen Schulungen benötigen, fällt grundsätzlich in zwei Kategorien:
1. Software:
Absolut notwendig ist ein Autorenwerkzeug wie z.B. Articulate Rise oder iSpring. Optional sind Design- und Animationssoftware sowie ein Filmschnittprogramm.
Bei Canva handelt es sich um ein einfach zu bedienendes Designprogramm. Zu den kostenlosen Filmschnittprogrammen gehört beispielsweise Davinci Resolve. Mit Vyond können auch Anfänger nach kurzer Einarbeitung Animationsvideos produzieren.
Das Learning Management System (LMS) dient dazu, Online-Kurse bereitzustellen. Die Mitarbeitenden erhalten einen persönlichen Zugang. So wird sichergestellt, dass jede Person auch wirklich den Kurs selbst durchläuft. Über ein LMS kann auch ein Zertifikat oder eine Teilnahmebescheinigung bereitgestellt werden.
LMS gibt es von verschiedenen Anbietern, Open Source Lösungen sind etwa Moodle, ILIAS und Learndash.
Darüber hinaus existieren All-in-One-Lösungen, bei denen bereits ein Autorenwerkzeug in das LMS integriert ist. Dank einfachem Baukastensystem kann jedermann damit in ein paar Stunden ansprechende Online-Kurse zusammenklicken. Beispiele für All-in-One-Lösungen sind easyGenerator, Mentortools, Spreadmind, e-Mentor, Elopage und Masterplan.
2. Hardware:
Wenn Sie echte Videos in den Online-Kursen verwenden oder diese Vertonen möchten, benötigen Sie eine Kamera, ein Mikrofon sowie eventuell Beleuchtung. Bereits mit den neueren Smartphones lassen sich hochwertige Videos aufnehmen. Es lohnt sich, in ein professionelles Mikrofon zu investieren, da die Tonqualität bei Online-Kursen besonders wichtig ist.
High-End-Schulungen, eigens für Sie produziert
Die Anforderungen an eine Unterweisung sind häufig so individuell, wie das betreffende Unternehmen selbst. Zudem sind die Erwartungen an Online-Kurse in den letzten Jahren gestiegen. Ohne unterhaltsames Storytelling, einen abwechslungsreichen Medienmix und gute Didaktik werden Online-Schulungen nicht mehr gut angenommen.
Für maximale Kreativität, Individualität und größere Trainingserfolge ist es daher am besten, eine E-Learning-Agentur mit der Produktion Ihrer Online-Unterweisung zu beauftragen.
Fazit
Unternehmen haben die Pflicht, Ihre Mitarbeitenden zu schulen. Die Vorteile, Pflichtschulungen online durchzuführen, reichen von der höheren Flexibilität bis zur Kostenersparnis.
Wenn Sie Unterweisungen online abwickeln möchten, können Sie sich fertige Pflichtschulungen bei spezialisierten Anbietern lizensieren lassen, die Online-Unterweisung selbst erstellen oder eine E-Learning-Agentur mit der Produktion beauftragen.
