Wie manage ich ein E-Learning-Projekt?

Die Corona-Krise hat E-Learning stark vorangebracht. Für viele Unternehmen gehört E-Learning längst zum Arbeitsalltag. Manche Unternehmen betreten hingegen Neuland, wenn es um den Einsatz digitaler Schulungsformate zur Qualifizierung ihrer Mitarbeiter geht.

Wer plötzlich Verantwortung für ein E-Learning-Projekt trägt – beispielsweise eine Mitarbeiterschulung im Home Office – fühlt sich häufig ins kalte Wasser geworfen. Nur selten werden Personalverantwortliche, die eine Online-Schulung selbst erstellen sollen, auf ihre neue Aufgabe vorbereitet. Schließlich sind die verschiedenen Berufsfelder, die mit digitaler Bildung in Unternehmen einhergehen, gerade erst im Entstehen.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie E-Learning-Projekte auch als Anfänger erfolgreich managen können, ohne gleich eine Weiterbildung zum E-Learning-Projektmanager absolvieren zu müssen.

Wenn Sie Inhaber, Geschäftsführer oder Personalverantwortlicher sind und in Ihrem Unternehmen ein digitales Schulungssystem umsetzen wollen, haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten, Online-Schulungen (Content) zu bekommen:

• Fertigen Content einkaufen
• Content maßschneidern lassen
• Content selbst erstellen

Fertigen Content einkaufen

Das Internet ist mittlerweile voll von „schlüsselfertigen“ E-Learnings für unternehmensinterne Schulungen. Besonders zu den Themen Datenschutz, Arbeitssicherheit, IT, Business und Soft Skills existiert eine Vielzahl von Online-Kursen zur Mitarbeiterschulung und betrieblichen Unterweisung. E-Learning-Projektmanagement beginnt daher häufig mit einer Google-Recherche.

Wichtige Kursplattformen mit einer breiten Auswahl an deutschsprachigen Schulungsangeboten sind die Haufe Akademie, Lecturio, Pink University, Lawpilots, sowie die deutschen Versionen von LinkedIn Learning und Udemy.

Falls Sie eine bereits fertige Mitarbeiterschulung online kaufen möchten, lohnt sich auch ein Blick auf die englischsprachigen Anbieter von Corporate E-Learning (meistens aber nur für höher qualifizierte Mitarbeiter wirklich sinnvoll):
Skillshare setzt auf kurze Videolektionen, die für die sofortige Anwendung konzipiert sind. Coursera, edX und Futurelearn verdanken ihre Bekanntheit vornehmlich den MOOCs internationaler Top-Universitäten, bieten jedoch auch zunehmend digitale Schulungsformate für Unternehmen.

Was kosten fertige Online-Kurse?

Vorgefertigtes Corporate E-Learning gibt es in verschiedenen Lizenzmodellen.

• Kauf vs. Miete

Beim Kauf kann der Kunde die Kurse zeitlich unbefristet nutzen. Bei der Miete ist die Nutzung der E-Learnings zeitlich befristet. Die meisten Plattformen bieten nur Miete an. Für gewöhnlich beträgt die Mindestlaufzeit ein Jahr.

• Flatrates vs. mengenmäßige Begrenzungen

Vielfach können Kunden entscheiden, ob sie zum Pauschalpreis das gesamte Kursprogramm nutzen möchten (Flatrate) oder zu einem geringeren Preis lediglich Teile davon.

• Mindestbestellmengen und „paketweise“ Buchung

Meistens erfolgt die Buchung „paketweise“. Beispielsweise kann die Jahres-Flatrate der Haufe Akademie erst ab 50 Teilnehmenden gebucht werden. Eine Erweiterung der Lizenz ist nur in 100er-, und 1.000er-Schritten möglich.

Lizenzmodelle nach Anzahl der zu schulenden Personen

Auch hier gibt es verschiedene Modelle zur Lizensierung: Die Lizensierung richtet sich zum Beispiel nach der Größe der Belegschaft wie z. B. bei Firma eplas, nicht danach wieviele Mitarbeitende tatsächlich lernen. Daneben existiert das Lizenzmodell „Zugangsdaten pro Nutzer pro Kurs“. Wenn eine Firma 50 Mitarbeiter schulen möchten, kauft sie also 50 Zugänge, wie z. B. bei Haufe oder den Lawpilots.

Unabhängig davon, welches Lizenzmodell verwendet wird, können Sie durch Verhandeln deutliche Mengenrabatte erzielen. Mit größeren Mitarbeiterzahlen und längeren Laufzeiten gibt es bessere Preise. Jedoch ist bei langen Laufzeiten Vorsicht geboten („drum prüfe, wer sich ewig bindet“). Wenn Sie E-Learning im Unternehmen einführen und dabei bereits bestehende Online-Kurse nutzen möchten, sollten Sie unbedingt von verschiedenen Anbietern kostenlose Testzugänge anfordern und die Kursprogramme vergleichen.

Content „maßschneidern“ lassen

In Unternehmen herrschen meist so individuelle Gegebenheiten, dass kein vorgefertigter Kurs dafür passend ist. Hinzu kommt, dass die meisten Firmen die gekaufte Online-Schulung noch an das Corporate Design anpassen wollen. Daher lohnt sich „E-Learning von der Stange“ nur bei sehr allgemeinen Themen, beispielsweise beim Datenschutz.

In allen anderen Fällen empfiehlt es sich, eine E-Learning-Agentur mit der Produktion von maßgeschneiderten Schulungslösungen zu beauftragen.

3 Gründe, Unternehmensschulungen durch eine E-Learning-Agentur erstellen zu lassen

• Speziell auf Kundenbedürfnisse zugeschnittener Content:

Eine Agentur produziert für Sie individuelle Mitarbeitertrainings, statt E-Learning-Massenware. Das Bildmaterial, die Inhalte oder die Ansprache von vorgefertigten Online-Schulungen passt häufig nicht hundertprozentig zum Kunden, wie z. B. Trainings aus dem Gesundheitsbereich, die häufig Fotos aus amerikanischen Kliniken enthalten. Damit identifizieren sich Mitarbeitende in Deutschland nicht.

• Größere Trainingserfolge:

Wer eine Pflichtschulung per E-Learning selbst erstellt, läuft Gefahr, dass sie von Kollegen nicht gut angenommen wird.

Dank Facebook, Netflix und Co sind die Gehirne der Menschen mit Reizen übersättigt und nur perfekte Designs gewöhnt. Schulungsteilnehmer sind daher heute weitaus anspruchsvoller und haben kürzere Aufmerksamkeitsspannen als noch vor einigen Jahren.

E-Learning-Agenturen wissen, wie Sie durch die Aufmachung eines Kurses Aufmerksamkeit erregen und zugleich nutzenorientiert die konkreten Kundenbedürfnisse im Arbeitsalltag erfüllen.

Bei einer fehlgeschlagenen Schulung ist zusätzlich Arbeitszeit verloren gegangen. Die Investition in die Kurserstellung durch erfahrene Profis ist daher häufig preiswerter als „Selbermachen“.

Ein knappes Budget kann immer mit einer Agentur besprochen werden. Eine seriöse Agentur wird Ihnen in einem kostenlosen Erstgespräch einen ungefähren Preisrahmen nennen.

• Vermeidung rechtlicher (und wirtschaftlicher) Risiken:

Wenn man Online-Schulungen selbst erstellt und dabei Schrifttypen, Bilder oder Farben aus dem Internet verwendet, begeht man möglicherweise schwere Urheberrechtsverletzungen und riskiert teure Abmahnungen. Ob Medien urheberrechtlich geschützt sind, ist für Laien nicht immer zu erkennen.

Bei der Bereitstellung von E-Learning für Unternehmensschulungen auf einem LMS kommt schnell ein hohes Datenvolumen zusammen (Personendaten, Mail-Adressen und weitere). Verstöße gegen den Datenschutz führen in Deutschland zu drakonischen Geldstrafen und möglicherweise Imageschäden.

Hier können Agenturen sichere Lösungen empfehlen. Eine E-Learning-Agentur weiß, wie man Medien rechtssicher nutzt, sorgt für wasserdichten Datenschutz und rettet Sie so vor schlaflosen Nächten.

Wie läuft die Zusammenarbeit mit einer E-Learning-Agentur ab?

Um ein gutes Ergebnis zu erzielen, ist die enge Zusammenarbeit mit der Agentur wichtig. Die Zusammenarbeit läuft in der Regel in den folgenden Schritten:

1. Kontaktaufnahme

Der Kunde kontaktiert die Agentur (meistens per Telefon oder E-Mail).

• Kick-Off-Meeting

Ein Kick-Off-Meeting im Beisein der Stakeholder (entweder persönlich vor Ort oder per Video-Konferenz) findet statt. Dabei stellt die Agentur Fragen, um die Online-Schulung individuell auf die Bedürfnisse im Unternehmen zuzuschneiden und maximalen Lernerfolg zu erzielen. Hier ein Beispiel für einen Fragenkatalog.

• Konzeptphase

Die E-Learning-Agentur erstellt ein Konzept nach didaktischen Gesichtspunkten auf Basis des vom Kunden bereitgestellten Materials. Das Ergebnis der Konzeptphase ist das Drehbuch. Das Drehbuch vermittelt bereits einen genauen Einblick, wie der spätere Kurs aussehen wird. Der Kunde hat die ausgiebige Gelegenheit zu Feedback.

• Produktion

Die E-Learning-Mitarbeiterschulung wird mit einem Autorenwerkzeug (z. B. Articulate Storyline, Articulate Rise, Adobe Captivate, Easy Generator oder iSpring) erstellt und gegebenenfalls vertont. Gute E-Learning-Agenturen arbeiten hierfür mit professionellen Schauspielern und Synchronsprechern zusammen.

• Testphase

Die Agentur führt umfangreiche Tests mit der fertigen E-Schulungdurch. Vor allem wird überprüft, ob die Navigation korrekt angelegt ist, alle Funktionen ausführbar sind und alle Seiten richtig dargestellt werden. Falls sich Rechtschreibfehler eingeschlichen haben, so werden diese nun korrigiert.

• Bereitstellung der digitalen Schulung auf der Lernplattform des Kunden

Die E-Learning-Agentur schickt Ihnen den Kurs als fertige Scorm-Datei, bereit für den Upload ins LMS.

Welche Preise verlangt eine E-Learning-Agentur?

Projekte sollen mit möglichst geringen Kosten durchgeführt werden. E-Learning-Projektmanagement bildet hier keine Ausnahme. Schulungsbeauftragte, die ein E-Learning-Projekt managen, sind deswegen häufig unsicher, ob sie sich die Kurs-Erstellung durch eine professionelle Agentur überhaupt leisten können.

Die Kosten für digitale Schulungen hängen von vielen Parametern ab und variieren so stark, wie die Kosten für Live-Schulungen durch Trainer auch.

Normalerweise werden Online-Kurse pro Minute abgerechnet. Die großen Verbände BDVT und VBT empfehlen einen Richtwert von 1.000 Euro pro Minute produzierten E-Learning-Contents.

Faktoren, die die Kosten von E-Learning beeinflussen:

• Thema der Schulung: Schulungen zu allgemeinen Themen sind häufig günstiger als E-Learnings zu sehr speziellen Themen.
• Kundschaft: Eine E-Learning-Agentur wird einer Non-Profit-Organisationen Schulungen eher günstiger anbieten als dem Branchenführer in einer margenstarken Branche.
• Multimediale Ausstattung: Müssen für das E-Learning Videos, Audios und umfangreiche Animationen produziert werden?
• Vorliegen von Basalmaterial: Existieren nur Stichpunkte oder liegen bereits umfangreiche Schulungsunterlagen vor, z. B. in Powerpoint?

Erfolgreiche und ansprechende Online-Schulungen lassen sich auch mit geringem Budget umsetzen. Daher ist ein knapper Etat kein absoluter Hinderungsgrund, einen Online-Kurs durch eine professionelle Agentur produzieren zu lassen. Durch Verwendung von Baukastensystemen und den Verzicht auf komplizierte Features kann die E-Learning-Agentur während der Kursproduktion Kosten straffen und dennoch Profi-Qualität liefern.

Content selbst erstellen

Dank der dynamischen Entwicklung von E-Learning-Technologie in den letzten Jahren können mittlerweile auch Laien hochwertige Online-Kurse erstellen. Wenn Sie selbst E-Learning-Content produzieren möchten, sollten Sie sich zunächst über folgende Größen klar werden:

• Ziel: Was soll mit der E-Learning-Schulung überhaupt erreicht werden?
• Zielpublikum: Die gesamte Belegschaft oder nur eine Fachabteilung, bzw. einzelne Mitarbeiter?
• Autorenwerkzeug: Beliebte Autorenwerkzeuge sind zum Beispiel Articulate Storyline und Articulate Rise (gibt es bei Interlake im Paket für gut 1.300 Euro) und iSpring bei Lernlink (970 – 1.270 Euro, abhängig vom Lizenzmodell). Bei der Auswahl des LMS lohnt es sich, nachzufragen, ob vielleicht bereits ein kostenloses Autorenwerkzeug in das LMS integriert ist.  
• Design-Tools: Für viele Designansprüche bieten Autorenwerkzeuge bereits eine Menge Möglichkeiten. Bei höheren Designansprüchen kann Adobe Photoshop und Adobe Illustrator benutzt werden. Wird Audio- und Filmbearbeitung benötigt, helfen beispielsweise Adobe Premiere Pro und Adobe After Effects weiter. Mit Canva kann man auch ohne Design-Vorkenntnisse professionell aussehende Designs erstellen.
• Projekt-Team: Wer wird Teil des Projekts? Fachexperte, Personalentwickler, Trainingsabteilung, L&D, IT.
• Budget: Auch Selbermachen kostet Geld. Sofern Sie nicht bereits über ein Autorenwerkzeug und ein LMS verfügen, müssen diese eingekauft werden. Es gilt auch die Lohnkosten für die Projekt-Beteiligten zu berücksichtigen.

Diese 6 Punkte reichen bereits aus, um erfolgreiche Online-Kurse zur betrieblichen Unterweisung oder Mitarbeiterschulung zu erstellen.  

Falls Sie tief in das Thema Mitarbeiterschulung per E-Learning einsteigen möchten, sollten Sie mit folgenden Grundlagen beginnen:

• ADDIE (Grundstruktur des E-Learning-Prozesses)
• Die 9 Unterrichtsereignisse von Gagné (Anfänger können sie gut als Template zur Erstellung eigener Online-Kurse nutzen)
• Das 4-Ebenen-Modell von Kirkpatrick (zur Evaluation des Trainingserfolgs im Unternehmen)
• Action Mapping (performance-orientiert und daher besonders für Corporate E-Learning geeignet)
• Blooms Taxonomie (hilft bei der Formulierung messbarer Lernziele)
• Mayers Prinzipien multimedialen Lernens (helfen dabei, das E-Learning interessanter und effektiver zu gestalten)
• Prinzipien und Grundsätze visuellen Designs (durch die Beachtung dieser Prinzipien wirkt der Online-Kurs sofort professioneller).

Wie viel kostet es, E-Learning selbst zu erstellen?

Beim eigenhändigen Erstellen von Online-Mitarbeiterschulungen gibt es drei Hauptkostenpunkte, egal ob es sich um eine Pflichtschulung per E-Learning, E-Learning-Unterweisung oder Mitarbeiterschulung im Home Office handelt:

• Kosten für Hardware: Kamera, Beleuchtung, Mikrofon. Je nachdem, ob Sie günstige Ausrüstung (mit Smartphones lassen sich bereits hochwertige Videos drehen) oder Profi-Equipment verwenden, können die Kosten einige hundert oder auch viele tausend Euro betragen.
• Kosten für Software: Autorenwerkzeuge, LMS, Design-Tools, Filmschnittprogramme. Preisrahmen wie oben. Es gibt kostenlose Autorenwerkzeuge, wie EdApp und andere. Mit Canva (ab 11,99 Euro pro Monat) kann man auch ohne Vorkenntnisse professionell aussehende Designs erstellen. Moodle ist ein kostenloses LMS, für Unerfahrene aber schwer zu bedienen.
• Personalkosten: Während die oben genannten Kosten in der Regel einmalig sind, fallen die Personalkosten für jedes E-Learning an. Als Faustregel gilt: Für eine Stunde Lernzeit muss man 14 Tage für die Erstellung einplanen.

Daneben fallen eventuell Kosten für den Ankauf von Stockfotografien an.

Fazit

Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, in Ihrem Unternehmen ein digitales Schulungssystem zu implementieren, dann können Sie a) entweder bestehende Online-Kurse nutzen, b) eine E-Learning-Agentur mit der Online-Kurs-Produktion beauftragen oder c) das E-Learning selbst erstellen.

Der Kauf von fertigen Kursen lohnt sich bei sehr allgemeinen Themen, beispielsweise beim Datenschutz. Bei allen anderen Themen ist zu individuellem Content zu raten.

Eine E-Learning-Agentur kann a) die gesamte Produktion übernehmen oder b) Sie bei der Eigenproduktion unterstützen für maximalen Lernerfolg und größtmögliche Umsatzsteigerungen. Wenn Sie eine Schulung per E-Learning selbst erstellen, dann empfehlen wir Ihnen, mit Articulate Rise oder iSpring zu arbeiten (können an einem Nachmittag erlernt werden) und kurze Texte und einfache Darstellungen zu wählen, da diese das Verständnis für die Lernenden erleichtern. (JB)